← Tilbake

Brukerveiledning

Velg rollen din for å se hva som er relevant for deg. Assistenten bruker den samme veiledningen, så du kan også bare spørre den – for eksempel «hvordan setter jeg opp bemanningsregler?».

Du setter opp organisasjonen, anleggene, ressursene og reglene, og følger opp bookinger, vakter, fakturering og support.

Logg inn første gang

Innlogging

  1. Åpne ArenaBook og velg «Logg inn». Du kan bruke Google-pålogging eller e-post med engangskode.
  2. Har du fått en invitasjon på e-post, klikk lenken i invitasjonen først – da knyttes brukeren din til riktig organisasjon og rolle.
  3. Etter innlogging havner du på oversikten. Har du tilgang til flere organisasjoner, velger du organisasjon i velgeren øverst.
  4. Har organisasjonen flere anlegg, velger du anlegg i anleggsvelgeren. Valget følger deg mellom sidene.
  5. Språk velger du under «Profil og varsler». Valget lagres på brukeren din og følger deg mellom enheter.

Sette opp en ny organisasjon (onboarding)

Onboarding

  1. Veiviseren tar deg gjennom organisasjonsopplysninger, land og valuta, kontaktinfo, fakturaavsender og standard betalingsbetingelse.
  2. Velg anleggstype – assistenten foreslår ressurser som passer typen anlegg, og du kan endre forslaget før du godtar det.
  3. Alt du hopper over i veiviseren kan legges inn senere under «Innstillinger → Organisasjonens profil».
  4. Etter fullført veiviser er du automatisk administrator for organisasjonen.
  5. Er du i betaprogrammet, må du ha en gyldig invitasjon for å kunne opprette organisasjon.

Anlegg og ressurser

Tilstander og ressurser

  1. En organisasjon kan ha flere anlegg. Hvert anlegg har egne ressurser, åpningstider og vaktplan.
  2. Ressurser er enten primærressurser (bane, hall, sal) eller tilleggsressurser (garderobe, kiosk, utstyr).
  3. En primærressurs kan deles i enheter, for eksempel en hall som deles i tre baner. Systemet hindrer at hel hall og enkeltbane bookes samtidig.
  4. Romoppsett brukes for arrangementer: samme sal kan ha ulike oppsett (kinooppsett, bankett, klasserom) med ulik kapasitet.
  5. Åpningstider settes per ressurs, med egne tider for hverdag, lørdag og søndag. Enkeltdager overstyres under overstyringer.
  6. Tilleggsressurser kan knyttes til en primærressurs slik at de foreslås automatisk ved booking.

Bookingregler

Regler

  1. Regler bestemmer hva som er lov å booke: åpningstid, forhåndsvarsel, minste og lengste varighet, sperrede perioder, hvem som kan booke og pris.
  2. En regel kan gjelde hele organisasjonen, ett anlegg eller én ressurs. Prioritet avgjør rekkefølgen når flere regler gjelder.
  3. Prisregler gir grunnpris, timepris og eventuelt helgetillegg. Prisen vises i bookingen og på fakturagrunnlaget.
  4. Slå av en regel med bryteren i stedet for å slette den – da beholder du historikken.
  5. Assistenten kan sette opp regler for deg. Den oppsummerer alltid endringen i klartekst og venter på at du bekrefter.

Bookinger og kalender

Bookinger

  1. Ukeskalenderen viser alle bookinger for valgt anlegg. Bla frem og tilbake uke for uke, eller bytt til månedsvisning for nøkkeltall.
  2. Klikk i kalenderen for å opprette en booking. Reglene sjekkes fortløpende, og du får beskjed om noe blokkerer.
  3. Systemet hindrer dobbeltbooking av samme ressurs og enhet – også når hel hall og enkeltbane overlapper.
  4. Bookinger kan knyttes til en kunde. Da følger fakturagrunnlag og eventuelle bemanningskrav med automatisk.
  5. Ubetalte gjestebookinger kanselleres automatisk hvis betaling ikke fullføres innen fristen.

Offentlig booking og hjemmesidelenke

Innstillinger → Offentlig booking

  1. Slå på offentlig booking for å la publikum booke selv. Du velger hvilke ressurser som er synlige.
  2. Du får en egen lenke som kan legges bak «Book tid»-knappen på anleggets hjemmeside.
  3. Gjestebooking krever navn, e-post og samtykke. Ingen konto er nødvendig, og opplysningene brukes kun til bookingen.
  4. Betaling skjer med Vipps for gjester. Avtalekunder faktureres i stedet. Vipps virker først når organisasjonen har lagt inn sine egne Vipps-nøkler under «Innstillinger → Betaling» (/innstillinger/betaling).
  5. Organisasjonen har også en offentlig side med informasjon om anlegg, ressurser og kontaktinfo, som du redigerer under «Startside».

Kunder, lag og kontaktpersoner

Kunder

  1. Registrer kunder som privatperson eller organisasjon. Organisasjoner kan ha organisasjonsnummer, fakturaadresse og egne betalingsbetingelser.
  2. Under «Lag og kontakter» registrerer du lagene som bruker anlegget og hvem dere skal kontakte om treningstider.
  3. Betalingsbetingelse settes normalt på organisasjonsnivå, men kan overstyres per kunde.
  4. Under «Frivillige» registrerer du personer hos kunden som kan settes opp på vakter, uten at de trenger egen brukerkonto.

Sesongplanlegging og faste treningstider

Sesonger

  1. Opprett en sesong med start- og sluttdato. Sesongen starter alltid som utkast.
  2. Lag en serie med fast ukedag, klokkeslett, ressurs og lag. Forhåndsvisningen viser hvor mange treninger som legges inn og hvilke datoer som kolliderer.
  3. Kolliderende datoer opprettes aldri automatisk – du får forslag om alternativ tid eller ressurs.
  4. Aktiver sesongen når planen er klar. Enkelttreninger kan endres eller avlyses etterpå.
  5. Del en sikker lenke med lagleder slik at hen kan frigi treninger, be om ekstra tid og bemanne vakter uten innlogging.
  6. Assistenten kan gjøre hele oppsettet for deg, men viser alltid forhåndsvisningen før noe genereres.

Vaktplan og vaktroller

Vaktplan

  1. Opprett vaktroller (for eksempel vakt, kiosk, billett, renhold) før du lager vakter.
  2. Vaktgeneratoren lager utkast til vakter som dekker åpningstidene for valgt periode og ressurs.
  3. Sett medarbeidere på vakter direkte, eller la dem melde interesse for ledige vakter selv.
  4. Systemet hindrer at samme person settes på to overlappende vakter.
  5. Forslag fra lagledere om hvem som skal ta en vakt kommer opp som «Forslag til godkjenning» – du godkjenner eller avslår.

Bemanningsregler og frivillige

Regler → Bemanningsregler

  1. En bemanningsregel sier: når en booking bekreftes, og betingelsene stemmer, opprettes vakter automatisk.
  2. Betingelser kan være ukedager, tidsvindu, minste varighet og minste antall deltakere.
  3. Velg hvem som skal bemanne: anleggets ansatte, kundens frivillige, eller begge deler.
  4. Eksempel: «Når kunde X har booket hallen på lørdager, skal kunden stille med to personer i kiosken.»
  5. Krever regelen godkjenning, blir lagleders forslag liggende til anlegget godkjenner dem.
  6. Vaktene opprettes automatisk i det bookingen blir bekreftet – enten den bekreftes direkte, godkjennes av deg, betales (også med Vipps), kommer fra en gratis gjestebooking eller genereres i en sesongplan.
  7. Motoren er idempotent: samme booking gir ikke doble vakter selv om den bekreftes på nytt. Alt loggføres i endringsloggen.
  8. Endrer du en regel, gjelder den for nye bekreftelser. Vakter som allerede er laget, justerer du i Vaktplan.
  9. Vaktkvoter viser hvor mange vakter en kunde har forpliktet seg til i perioden, og hvor mange som er dekket.

Sesongkvoter for bemanning

Regler → Bemanning → Kvoter

  1. En kvote sier hvor mange vakter eller timer en kunde skal dekke i en periode, eventuelt per vaktrolle.
  2. Velg kunde, rolle, periode (for eksempel en sesong) og mål. La rollen stå tom hvis kvoten gjelder alle roller.
  3. Systemet varsler hvis perioden er ugyldig eller overlapper en annen kvote for samme kunde og rolle.
  4. Progresjonsvisningen viser dekket mot mål underveis, slik at du ser hvem som ligger etter.
  5. Lagleder ser den samme kvoten i lagleder-lenken, så dere følger samme tall.

Rapporter over vakter og timer

Rapporter

  1. Velg periode og eventuelt anlegg eller kunde. Rapporten viser planlagte, gjennomførte og manglende vakter.
  2. Bryt ned resultatet på kunde, booking og person, med summerte timer og dekningsgrad på hvert nivå.
  3. Manglende vakter er de som står ubemannet – bruk dem som arbeidsliste før helgen.
  4. Eksporter til CSV når tallene skal videre til styre, faktura eller regnskap.
  5. Du kan også spørre assistenten, for eksempel «hvor mange dugnadstimer har Nordvik IL dekket i høst?».

Medarbeidere og roller

Tilstander og ressurser → Personale

  1. En medarbeider er enten administrator (full tilgang) eller medarbeider (vakter og daglig drift).
  2. Inviter nye medarbeidere på e-post. De får en lenke som knytter kontoen til organisasjonen og rollen.
  3. Stillingstittel er beskrivende og styrer ikke tilgang – tilgangen styres av rollen.
  4. Medarbeidere kan begrenses til utvalgte anlegg dersom organisasjonen har flere.

Betaling og fakturering

Innstillinger → Betaling og Fakturaer

  1. Avtalekunder faktureres. Gjester og enkeltbookinger betaler med Vipps.
  2. Vipps er ikke aktivt før organisasjonen selv har lagt inn sine egne Vipps-nøkler. Uten dem kan kundene ikke betale med Vipps, og bookinger som krever betaling kan ikke fullføres.
  3. Slik setter du det opp: gå til «Innstillinger → Betaling» (/innstillinger/betaling), hent salgsenhetsnummer (MSN), abonnementsnøkkel, client ID og client secret fra Vipps Developer Portal (portal.vippsmobilepay.com), lim dem inn, velg testmiljø eller produksjon og slå på «Vipps aktivert».
  4. Nøklene lagres kryptert, er kun lesbare for systemet og vises aldri i klartekst igjen – du ser bare om de er satt.
  5. Fakturagrunnlag bygges fra bookingens pris og kundens betalingsbetingelse. Bankkonto og forfall settes samme sted.
  6. Fakturaer finner du under «Fakturaer», med status og forfall.
  7. ArenaBook dekker booking, drift og fakturagrunnlag – ikke regnskap. Fakturaene overføres til regnskapssystemet deres.

Abonnement og KI-forbruk

Innstillinger → Abonnement

  1. Planen bestemmer hvor mange KI-meldinger som er inkludert per måned.
  2. Forbruket vises løpende. Er kvoten brukt opp, kan en administrator tillate overforbruk eller oppgradere planen.
  3. Trenger dere en tilpasset avtale, ta kontakt via support – da får dere et tilbud.

Infoskjermer

Innstillinger → Infoskjerm

  1. Opprett en skjerm og velg hvilke anlegg, ressurser og vaktroller den skal vise.
  2. Hver skjerm åpnes med en hemmelig lenke. Legg lenken inn i nettleseren på skjermen i full skjerm.
  3. Skjermen viser aldri personopplysninger om gjester – kun aktivitet, tid og ressurs.
  4. Flere språk rulleres automatisk hvis du velger mer enn ett.
  5. Sponsorer kan vises i egne felt på skjermen.

Sponsorer og avtaler

Sponsorer

  1. Registrer sponsorer med kontaktperson, avtalenivå og periode.
  2. Avtaler opprettes som utkast og må aktiveres manuelt. Et KI-generert avtaleutkast må kvalitetssikres juridisk før signering.
  3. Plasseringer styrer hvor sponsoren vises, for eksempel på bestemte infoskjermer.
  4. Inntektsoversikten viser sponsorinntekt per periode.

Support og tilbakemeldinger

Support

  1. Meld feil, mangler eller ønsker under «Support». Du får saksnummer og bekreftelse på e-post.
  2. E-posten inneholder en lenke til saken der du ser hele historikken og kan svare uten å logge inn.
  3. Du kan også svare direkte på e-posten – svaret havner på saken.
  4. Legg gjerne ved skjermbilder. Inntil fem filer per melding, maks 10 MB til sammen.
  5. Assistenten kan hjelpe deg med å skrive en strukturert tilbakemelding og sende den inn når du har bekreftet innholdet.

Personvern og etterlevelse

Personvern

  1. ArenaBook lagrer bare det som trengs for booking, drift og fakturering, og data ligger innenfor EU/EØS.
  2. Under «Profil» finner du fanene Mine opplysninger, Innsynslogg, Eksport og Sletting — på ditt eget språk.
  3. «Mine opplysninger» viser alle tilknytninger du er registrert med (organisasjon, rolle, stilling, frivillig, kontaktperson) og hvem som kan se dem.
  4. «Innsynslogg» viser hvem som har sett eller endret opplysningene dine, når og til hvilket formål.
  5. «Eksport» laster ned profil, tilknytninger og innsynslogg som JSON eller CSV (dataportabilitet).
  6. Mener du at en tilknytning er feil eller uønsket, kan du protestere på den — administrator må behandle og svare.
  7. «Sletting» viser først hva som slettes og hva som må beholdes: personopplysninger anonymiseres, mens bookinger, fakturaer og betalinger beholdes anonymisert av regnskapshensyn.
  8. Offentlige flater som infoskjermer og den offentlige siden viser aldri personopplysninger om gjester.
  9. Alle endringer som administratorer eller assistenten gjør, logges i endringsloggen med hvem som gjorde hva og når.
  10. Assistenten er merket som KI og fatter aldri endelige avgjørelser om refusjon, kansellering eller sanksjoner.

Endringslogg

Endringslogg

  1. Endringsloggen viser hvem som gjorde hva, når, og om handlingen ble utført av assistenten.
  2. Bruk loggen når dere skal dokumentere hendelser eller finne ut hvorfor noe ble endret.
  3. Assistenten kan søke i loggen for deg.

Profil, varsler og språk

Profil og varsler

  1. Oppdater navn og kontaktinfo slik at anlegget når deg om vakter.
  2. Velg hvilke varsler du vil ha, for eksempel om nye vakter eller endringer i vaktplanen.
  3. Velg språk. Valget lagres på brukeren din og gjelder på alle enheter.
  4. Her ber du også om innsyn i, utlevering av eller sletting av opplysningene dine.

Bruke ArenaBook fra ChatGPT, Claude eller Lovable

Innstillinger → KI-tilkoblinger

  1. ArenaBook kan brukes fra KI-assistenten du allerede har, for eksempel ChatGPT eller Claude. Du snakker med assistenten der, og handlingene skjer i ArenaBook.
  2. Slik kobler du til: legg til Arenabook som tilkobling i KI-tjenesten din. Klienten ber deg logge inn med din egen ArenaBook-konto.
  3. Etter innlogging får du opp en samtykkeside som viser hvilken klient som ber om tilgang. Godkjenn eller avslå der.
  4. Klienten ser bare det du selv har tilgang til – samme regler som i appen. En lagleder ser sitt lag, en administrator ser sitt anlegg.
  5. Assistenten kan sjekke ledighet, opprette, endre og avlyse bookinger, sette opp sesonger, bemanne vakter og svare på spørsmål om reglene. Endringer bekreftes med deg før de skjer.
  6. Alle endringer via tilkoblingen logges i endringsloggen, merket som KI-initiert.
  7. Trekke tilbake: gå til «Innstillinger → KI-tilkoblinger» og velg «Trekk tilbake». Klienten mister straks tilgangen.

Finner du ikke svaret? Se personvern og sikkerhet eller meld en sak under Support – assistenten hjelper deg gjerne med å skrive den.