GDPR · EU AI Act · NIS2

Personvern og sikkerhet

Åpent om hvilke opplysninger ArenaBook behandler, hvorfor vi gjør det, hvor lenge vi beholder dem – og hvilken kontroll du har.

Versjon 1.2 · sist oppdatert 21. september 2026

Roller og ansvar

Organisasjonen som drifter anlegget (idrettslag, kommune eller arenaeier) er behandlingsansvarlig for opplysningene om sine brukere og bookinger. Eigr AS, som leverer ArenaBook, er databehandler og behandler kun opplysninger etter instruks fra organisasjonen, regulert i en databehandleravtale (GDPR art. 28).

Denne siden vedlikeholdes av organisasjonen som driver anlegget. Kommersielle vilkår og databehandleravtalen finner du i avtalevilkårene.

Hva vi lagrer

Kontodata

Navn, e-postadresse og telefonnummer (valgfritt). Rolle og hvilken organisasjon du tilhører.

Bookinger og betaling

Reservasjoner, deltakerlag, fakturagrunnlag og betalingsstatus. Kortnummer lagres aldri – betalinger håndteres av Vipps MobilePay.

Samtaler med assistenten

Meldinger du sender til KI-assistenten, for å kunne svare deg, forbedre kvalitet og feilsøke.

Sikkerhets- og endringslogg

Hvem som endret hva og når. Brukes til sporbarhet, feilsøking og misbruksdeteksjon.

Eksterne KI-tilkoblinger

Hvilke KI-tjenester du har godkjent tilgang for og når. Trekkes tilbake av deg når som helst.

Vi samler bare inn det som trengs for å levere tjenesten (dataminimering). Offentlige infoskjermer viser aldri personopplysninger.

Lovlig grunnlag

Grunnlag	Brukes til
Avtale (art. 6(1)(b))	Booking, sesongplan, vaktplan, fakturering og betaling.
Berettiget interesse (art. 6(1)(f))	Drift, sikkerhetslogg, misbruksdeteksjon og teknisk feilsøking.
Samtykke (art. 6(1)(a))	Valgfrie informasjonskapsler, analyse og eventuell markedsføring.
Rettslig forpliktelse (art. 6(1)(c))	Oppbevaring av regnskapsmateriale etter bokføringsloven.

Lagringstid

Opplysning	Lagres	Håndheves
Samtaler med KI-assistenten	90 dager	Slettes automatisk hver natt
Sikkerhets- og endringslogg	2 år	Slettes automatisk hver natt
Godkjente KI-tilkoblinger (eksterne klienter)	Til du trekker dem tilbake	Fjernes av deg under «Profil → Tilkoblinger»
Ubetalte bookinger	15 minutter	Frigis automatisk
Bookinger, betalinger og fakturaer	7 år	Lovpålagt regnskapskrav
Kontodata	Til du ber om sletting	Slettes innen 30 dager

Dine rettigheter (GDPR)

Innsyn og eksport

Last ned alt vi har lagret om deg som JSON-fil fra profilsiden.

Retting

Rediger navn, telefon og varslingsvalg selv i appen.

Sletting

Be om sletting fra profilsiden. Utføres innen 30 dager.

Begrensning og innsigelse

Kontakt organisasjonen din – vi svarer innen 30 dager.

Innsyn, eksport og sletting utfører du selv – innlogget under «Min profil».

Logg inn og administrer dataene dine

KI-bruk (EU AI Act)

Assistenten er tydelig merket som kunstig intelligens, og du får alltid vite når du snakker med den. Systemet er klassifisert som begrenset risiko etter EU AI Act.

Assistenten kan søke opp ledig tid, opprette bookinger og hjelpe med oppsett.
Endringer som påvirker deg må alltid bekreftes av deg først – assistenten handler ikke på egen hånd.
Beslutninger med økonomisk konsekvens (refusjon, kansellering, sanksjoner) avgjøres alltid av et menneske.
Alle KI-initierte endringer merkes og logges i endringsloggen.
Eksterne KI-tjenester (for eksempel ChatGPT eller Claude) kan kobles til din egen konto etter at du har godkjent det på en samtykkeside. Klienten ser bare det du selv har tilgang til, og du trekker tilbake tilgangen når som helst under «Profil → Tilkoblinger».
Ingen profilering, poengsetting eller automatiske avgjørelser med rettsvirkning for deg.

Sikkerhet (NIS2)

All data lagres kryptert i EU/EØS.
Rollebasert tilgangskontroll og radnivå-sikkerhet på alle tabeller.
Passord kontrolleres mot kjente lekkasjer (HIBP). Totrinnsbekreftelse kan slås på for administratorer.
Append-only sikkerhetslogg – hendelser kan ikke endres eller slettes i etterkant.
Daglig sikkerhetskopiering med gjenoppretting til valgt tidspunkt.
Sårbarhets- og avhengighetsskanning før hver lansering.

Informasjonskapsler

Nødvendige informasjonskapsler holder deg innlogget og sikrer tjenesten – de kan ikke slås av. Analyse og andre valgfrie kapsler settes kun hvis du samtykker. Samtykket lagres med tidspunkt og versjon, og du kan endre det når som helst via samtykkebanneret.

Mottakere og datalokasjon

All behandling skjer innenfor EU/EØS. Vi bruker følgende underleverandører:

Leverandør	Formål	Region
Lovable Cloud (Supabase)	Database, autentisering og fillagring	EU
Cloudflare	Drift av applikasjonen (edge)	EU
Resend	Utsending av e-post	EU
Vipps MobilePay	Betaling	EU/EØS
Lovable AI Gateway	KI-assistent	EU-kompatibel

Vi selger aldri personopplysninger og deler dem ikke til markedsføringsformål. Endres listen over underleverandører, varsles kundene 30 dager i forveien.

Kontakt og klage

Spørsmål om personvern rettes til organisasjonen som drifter anlegget ditt, eller via assistenten i appen. Sikkerhetshendelser og sårbarheter meldes til support@arenabook.ai. Vi svarer innen 30 dager.

Er du ikke fornøyd med hvordan opplysningene dine behandles, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) eller tilsvarende tilsynsmyndighet i ditt land.

ArenaBook leveres av Eigr AS, org.nr. 937 872 623. ArenaBook er ikke et finansforetak og omfattes ikke av DORA.